Políticas de serviço de eventos

INFORMAÇÕES GERAIS

Acessibilidade
A CAE está empenhada em tornar a experiência dos nossos hóspedes agradável e confortável para todos.  

• Hóspedes com necessidades especiais podem trazer animais de serviço treinados cobertos por Diretrizes da ADA nas instalações da Universidade.
• Cada instalação tem uma cadeira de rodas que está disponível mediante solicitação sem custo – um documento de identidade válido é mantido como garantia.

Informe o CAE sobre quaisquer considerações especiais 30 dias antes do seu evento.

Animais
Com exceção dos animais do Serviço ADA, nenhum animal ou animal de estimação é permitido nas instalações da Universidade, a menos que haja uma exceção pelo CAE. Os animais de serviço da ADA devem ser supervisionados o tempo todo. O Harding Mott University Center e o University Pavilion são considerados estabelecimentos de serviços alimentícios pela Departamento de Saúde do Condado de Genesee.

Caixas eletrônicos
O University Pavilion tem um caixa eletrônico disponível para uso dos hóspedes.

Giz
Chalking está disponível em conexão com um evento no campus. Entre em contato com Conferências e Eventos para aprovação. Para que você possa fazer giz no campus da UM-Flint, as seguintes diretrizes devem ser seguidas: 

• O giz é permitido APENAS nas calçadas e passagens abertas da propriedade do campus.
• O giz DEVE ser aplicado a pelo menos 10 metros de distância de qualquer edifício, NÃO diretamente em frente às entradas. 
• Nenhum giz é permitido em locais verticais, incluindo as laterais de edifícios, pilares de concreto, etc. 
• O giz DEVE ser lavável e estar em um local onde a chuva possa removê-lo; portanto, é proibido riscar sob qualquer saliência. O giz deve ser solúvel em água.
• O giz deve ser de bom gosto e NÃO pode promover o uso de álcool ou anunciar bebidas especiais, ter palavras ou imagens obscenas/derrogatórias. 

Lei de direitos autorais
Informações sobre a Lei de Direitos Autorais dos Estados Unidos podem ser encontradas em https://www.lib.umich.edu/research-and-scholarship/copyright-services. Informações adicionais podem ser encontradas em https://guides.lib.umich.edu/permissions/overview.

Aqui estão algumas dicas para ajudar no planejamento do evento:

• Todos os filmes são vendidos como “somente para uso doméstico” e não contêm permissão legal para uso fora de casa. O aluguel, compra, empréstimo ou download de um filme não confere o direito de exibi-lo publicamente fora de casa, a menos que a exibição seja devidamente licenciada. A obtenção de uma licença é de responsabilidade do organizador do evento.
• Ao usar um serviço de streaming, como o Netflix, o licenciamento depende do serviço de streaming e do que está sendo transmitido. 
• É necessária uma licença para todas as apresentações públicas, independentemente de a entrada ser cobrada e do local.
• A Universidade de Michigan tem uma licença geral que cobre a música tocada dentro das instalações e terrenos.

Danos
O agendamento em grupo das instalações da Universidade é responsável financeiramente por qualquer limpeza especial ou danos decorrentes do evento ou da atividade.

decorações
Não é permitido o uso de adesivos, purpurina, pesos de areia, confetes, canhões de confete, ou uso de tinta de qualquer tipo. Não são permitidas velas ou equipamentos de efeitos especiais, como fumaça, neblina e máquinas de incêndio, estrelinhas, etc. Eventos envolvendo artes e ofícios só podem ser agendados em espaços aprovados.

     Árvores e Outra Vegetação

• Nenhuma árvore cortada real deve ser usada como parte de uma decoração interna. Árvores verdadeiras só podem ser usadas se estiverem vivas, envasadas, mantidas frescas e não secas.
• A vegetação, como folhas, galhos ou mudas de plantas, não pode ser usada para decoração em edifícios UM-Flint.
• Árvores e decorações artificiais devem ser rotuladas ou certificadas pelo fabricante como sendo “retardantes de chamas” ou “resistentes a chamas”.

     Decorações/Expositores/Móveis

• Os itens não devem ser dispostos de forma a obstruir a visão dos egressos para corredores ou saídas.
• Os itens não devem comprometer a segurança pública ou aumentar o risco de danos à propriedade.
• Os itens não podem ser pendurados ou suspensos em ramais ou tubos do sistema de sprinklers automáticos.
• É proibido o uso de adesivos, pérolas hidratadas, glitter, pesos de areia, confete, arroz, cera de dança, pó, pérolas de gel ou materiais semelhantes.
• Os balões de hélio devem ter uma serpentina fixada na altura do teto do espaço do evento. Balões que se soltarem e flutuarem até o teto, exigindo equipamento especial para remoção, terão cobrança de taxas adicionais.    

 Luzes, luminárias e cabos

• Somente luzes elétricas e fiação listadas pela UL devem ser usadas em árvores e outras decorações.
• Luzes elétricas não devem ser usadas em árvores artificiais de metal.
• Os cabos elétricos não devem ser colocados ou colados no chão para evitar o risco de tropeçar.
• Todas as decorações elétricas devem ser desconectadas no final de cada dia.
• Luminárias do tipo vela não serão utilizadas em ambientes internos.
• Equipamentos de efeitos especiais, como máquinas de fumaça, neblina, neblina e fogo, estrelinhas, etc. não são permitidos.

Drones
A Universidade de Michigan proibiu temporariamente o uso de todos os sistemas aéreos não tripulados – mais conhecidos como drones – dentro ou acima da propriedade do campus enquanto uma política que regula seu uso é desenvolvida.

Procedimentos de emergência
A fim de garantir a segurança dos hóspedes e funcionários, são criados planos de resposta a emergências para uma variedade de situações, incluindo médica, incêndio, tornado e controle de multidões. Em caso de emergência, notifique imediatamente a equipe do CAE.

Segurança contra Incêndios
É de importância crítica que todos os regulamentos de incêndio sejam seguidos.

• As decorações e/ou expositores não devem comprometer a segurança pública nem aumentar o risco de danos materiais. 
• Fique dentro das capacidades de fogo.
• Manter o acesso às saídas de incêndio.
• Não são permitidas velas ou equipamentos de efeitos especiais, como fumaça, neblina e máquinas de incêndio, estrelinhas, etc.

Alimentos e Bebidas
Todo o catering da UM-Flint é fornecido exclusivamente pela Grupo de restaurantes Picasso. Os grupos não estão autorizados a trazer sua própria comida ou bebida para as instalações ou eventos ao ar livre. Por favor, entre em contato com o Picasso Restaurant Group para seleções de menu.  

O CAE tem autoridade para aprovar itens fornecidos pelo grupo que são pré-embalados ou feitos em uma cozinha comercial dentro de um limite de US$ 100. Exemplos de itens aprovados incluem bebidas engarrafadas, doces embalados individualmente, doces e bolos. O CAE não pode aprovar itens que tenham requisitos de temperatura de serviço ou que apresentem responsabilidade pela segurança alimentar. Todos os itens devem ser pré-aprovados 7 dias antes da data do evento e descritos na reserva. Solicitações feitas fora do prazo não serão aprovadas.

A Licença Temporária de Serviço de Alimentação é necessária em alguns casos, as informações podem ser encontradas no Site do Departamento de Saúde do Condado de Genesee.

Seguros
Eventos organizados por usuários comerciais e organizações estudantis voluntárias com uma participação esperada de 125 ou mais pessoas que estejam servindo álcool, devem fornecer à Universidade um certificado de seguro comprovando seguro de responsabilidade geral (US$ 1 milhão por ocorrência/US$ 2 milhões agregados anuais) e nomeando os Regentes da Universidade de Michigan como segurado adicional. Os locatários devem notificar a Universidade por escrito com 30 (trinta) dias de antecedência sobre qualquer redução nos limites ou cancelamento do seguro. 

Achados e perdidos
A CAE não se responsabiliza por quaisquer bens perdidos, roubados ou danificados pertencentes aos utilizadores das instalações.  

Quaisquer itens pessoais encontrados na sala após o evento serão devolvidos ao Departamento de Segurança Pública.

Mídia
Se espera-se que seu evento atraia a atenção da mídia, informe o CAE.  

Menores no campus
Todos os programas e atividades que envolvam crianças menores se enquadram SPG 601.34. É responsabilidade do departamento universitário, organização estudantil reconhecida e/ou usuário comercial garantir que todos os requisitos deste SPG sejam atendidos e seguidos para usar as instalações da universidade para realizar o programa e as atividades.  Informações sobre o registro do programa, verificações de antecedentes e outros recursos podem ser encontradas aqui.

Ruído
Devido à natureza das nossas instalações e proximidade a outros eventos, os níveis de ruído devem ser minimizados.

Eventos ao ar livre
O CAE ajudará na coordenação do desligamento de sprinklers, recipientes temporários de lixo, remoção de resíduos e limpeza do terreno após o evento, se necessário. O CAE auxiliará na coordenação de eletricidade e água para locais onde esses serviços estão disponíveis. O usuário é responsável por quaisquer taxas associadas a esses serviços. A CAE não fornece equipamentos para eventos ao ar livre. Os veículos não estão autorizados a circular em relvados durante a entrega, montagem ou remoção do equipamento.

Estacionamento
As opções de estacionamento para visitantes não universitários variam de acordo com o local. Um mapa de estacionamento está disponível em https://www.umflint.edu/campus-map/ 

• O estacionamento do Riverfront Conference Center está localizado na estrutura de estacionamento anexa, localizada na Beach Street. Os hóspedes pegarão o elevador/escada para o nível um e atravessarão a Union Street até a entrada da frente do Riverfront Conference Center.
• Estacionamento para Northbank Center está disponível na estrutura de estacionamento anexa. O estacionamento limitado está disponível durante o horário comercial normal por US$ 5 por veículo; estacionamento remoto gratuito limitado está disponível. A rampa de estacionamento, quando disponível, pode ser alugada por uma taxa adicional.
• O estacionamento para o Centro Universitário está disponível na estrutura de estacionamento da Mill Street.
• A rampa de estacionamento do Pavilhão da Universidade pode ser alugada por uma taxa adicional. Além da taxa de aluguel, há uma taxa de segurança adicional aplicável.
• Há estacionamento aberto de segunda a sexta-feira após as 5h e nos fins de semana em estacionamentos/estruturas designados pela universidade.
• Os ônibus que descarregam e permanecem no campus durante os eventos podem estacionar no estacionamento William S. White, localizado na esquina da Saginaw Street com a Robert T. Longway Blvd.
• Os hóspedes que precisam de estacionamento para deficientes físicos, enquanto no campus devem obter uma autorização de estacionamento para deficientes UM-Flint do Departamento de Segurança Pública. A permissão de estacionamento para deficientes UM-Flint, a placa de deficiência do estado de Michigan e/ou a etiqueta para deficientes físicos devem ser exibidas corretamente no veículo. O estacionamento em Northbank Centre e Riverfront está excluído deste requisito adicional.

Itens proibídos
Não é permitido o uso de adesivos, purpurina, tinta (incluindo atividades relacionadas à pintura), areia (incluindo pesos), confete, canhões de confete, arroz, cera, pó de dança (ou materiais semelhantes). Não são permitidas velas ou equipamentos de efeitos especiais, como fumaça, neblina e máquinas de incêndio, estrelinhas, etc.  

Capacidades da Sala
As capacidades da sala podem variar amplamente, dependendo dos requisitos da função. Divulgue todas as necessidades do evento ao CAE para garantir a alocação segura e apropriada do espaço.

Vendas, Solicitações e Promoções
Para departamentos universitários e organizações estudantis, as vendas de produtos relacionados a eventos são permitidas nas salas de reunião contratadas. Solicitações de vendas de grupos não universitários serão consideradas, mas, de modo geral, grupos não universitários não têm permissão para solicitar vendas da comunidade universitária.  

Segurança
A CAE reserva-se o direito de exigir bombeiros, polícia ou outro pessoal de segurança para eventos. A necessidade será determinada com base no horário, local e tipo de evento. Pessoal de segurança também pode ser fornecido a pedido da organização patrocinadora. Os eventos que exigem cobertura de segurança não serão permitidos se a instalação do host determinar que a segurança adequada não está disponível. Nenhuma garantia pode ser fornecida por agências fora do Departamento de Segurança Pública sem a sua aprovação. Taxas adicionais podem ser aplicadas.

Materiais de envio para um evento
A CAE deve ser notificada com antecedência sobre as providências de embarque planejadas. Devido ao armazenamento limitado, os materiais do evento devem ser enviados o mais próximo possível da data do evento e limitados a 50 lbs ou menos. A CAE reserva-se o direito de recusar envios muito antes da data do evento. Os grupos que planejam distribuir grandes quantidades de materiais devem reservar uma sala de reuniões adicional para armazenamento. O cliente é responsável por organizar as remessas de saída e todas as taxas de remessa. Nenhum pacote COD será aceito. A CAE não assume qualquer responsabilidade pelo conteúdo ou segurança das embalagens.

Tendas e outras estruturas
O seguinte se aplica a estruturas temporárias, plataformas elevadas, barracos, tendas/telas e outras construções tridimensionais a serem usadas em conjunto com uma atividade ou usadas de forma independente. O CAE determinará a colocação adequada de todas as tendas/estruturas.

• Segurança: Todas as estruturas temporárias serão robustas e construídas com materiais seguros. Em nenhum caso uma estrutura temporária deve conter espaços internos ou paredes divididas.
• Características padrão das barracas/coberturas aprovadas:
  • Autoportante ou autossustentável (não requer o uso de fios, cabos ou outros materiais de suporte)
  • Construção robusta e não perigosa (prevenção de colapso)
  • Sem uso de estacas ou outras âncoras (bolsas de peso são aceitáveis ​​e incentivadas)
  • Capaz de rápida instalação e remoção sem equipamento excessivo
  • Os veículos não estão autorizados a circular em gramados durante a entrega, montagem ou remoção de equipamentos

SINALIZAÇÃO
Folhetos/Pôsteres
Nenhum material pode ser afixado em portas, vidros, superfícies pintadas, pilares, tijolos, nas passarelas, bancos, postes de luz, telefones de emergência, lixeiras, árvores ou outra vegetação paisagística.

Sinalização de placa de cavalete/sanduíche
A sinalização de cavalete/sanduíche só deve ser utilizada no dia do evento para auxiliar na orientação, divulgar a programação do evento ou outras informações necessárias pertinentes ao evento. Cavaletes podem ser reservados através de Conferências & Eventos para este fim. Sandwich Boards não estão disponíveis para aluguel. Ao usar a sinalização de cavaletes/sanduíche, as seguintes diretrizes se aplicam:

• Cavaletes/placas sanduíche não podem ser colocados em escadas ou patamares de escadas.
• Os cavaletes/placas sanduíche não podem obstruir saídas, fluxo de tráfego ou bloquear botões de handicap.
• Cavaletes/pranchas sanduíche são aprovados apenas para o dia do evento

Banners

• Os banners podem ser aprovados pelo SIL para organizações estudantis ou CAE para departamentos universitários por um período máximo de duas semanas e podem ser pendurados apenas nas escadas do 3º andar da UCEN.
• Os banners não podem exceder 3 pés (36 polegadas) por 4 pés (48 polegadas).
• Nenhum banner permanente é permitido. Todos os banners de vinil devem ser feitos de material aprovado.

Fumar e vaporizar
Todo o campus da Universidade de Michigan é livre de tabaco. Todos os edifícios, instalações e veículos pertencentes e operados pela universidade estão incluídos no SPG 601.04.

Sistemas de som
Os sistemas de som CAE são projetados para amplificação de fala. Se o seu evento incluir apresentações musicais ou um DJ, notifique o CAE e certifique-se de que seus artistas estejam trazendo equipamento de reforço de som adequado. A CAE não disponibiliza equipamento de som para os espaços das salas de aula, as salas são especificamente concebidas para amplificação de voz.

Sustentabilidade 
A CAE apoia iniciativas de sustentabilidade. A CAE recomenda o uso de refrigeradores de água e estações de reabastecimento de água. Essas opções são mais sustentáveis ​​do que a água engarrafada e oferecem aos hóspedes a oportunidade de reabastecer suas próprias garrafas de água com água filtrada. 

Retenções Provisórias
Uma sala pode ser colocada em espera por até duas semanas, sem nenhum outro pedido. No caso de um pedido concorrente, o grupo que detém provisoriamente a sala deve confirmar ou liberar a sala.

Uso de marcas registradas
Nenhum uso dos nomes ou marcas registradas ou nomes comerciais ou marcas de serviço da Universidade de Michigan é permitido sem a aprovação prévia por escrito da Universidade. Ao divulgar o evento de um grupo, o grupo pode usar o nome e o endereço da instalação para identificar o local do evento.

armas
Nenhuma pessoa deve, enquanto estiver em qualquer propriedade de propriedade, arrendada ou controlada pelos Regentes da Universidade de Michigan: (1) possuir qualquer arma de fogo ou qualquer outra arma perigosa conforme definido ou interpretado de acordo com a lei de Michigan ou (2) usar em seu ou sua pessoa ou levar em sua roupa qualquer faca, espada ou facão com lâmina com mais de quatro (4) polegadas, ou, no caso de uma faca com um mecanismo para travar a lâmina no lugar quando aberta, com mais de três (3 polegadas. 

Clima
Eventos cancelados devido ao mau tempo, resultando no fechamento do campus, não incorrerão em taxa de cancelamento.

Eventos cancelados devido a problemas climáticos que não resultem no fechamento do campus serão considerados caso a caso para isenção da taxa de cancelamento.

Wi-fi
Wi-Fi está disponível em todas as instalações da Universidade. Selecione a rede MGuest para participantes não universitários.