Droits des étudiants

L'Université du Michigan se conforme à la Loi sur les droits à l'éducation familiale et la vie privée (FERPA), la loi fédérale qui régit la diffusion et l'accès aux dossiers scolaires des élèves.

Définitions

Un étudiant est une personne qui est ou a été inscrite et a suivi des cours crédités à l'université et pour laquelle l'université tient des dossiers d'éducation.

Les dossiers scolaires comprennent les dossiers qui contiennent des informations directement liées à un étudiant et qui sont conservés par l'université ou par une personne agissant pour l'université. Les éléments suivants ne sont pas des dossiers scolaires :

Documents conservés en la seule possession du créateur à titre d'aide-mémoire personnel,
Dossiers des forces de l'ordre
Dossiers d'emploi relatifs aux personnes employées par l'université, sauf lorsque l'emploi est conditionné au statut d'étudiant,
Dossiers liés aux traitements fournis par un professionnel de la santé lorsqu'ils sont conservés uniquement à des fins de traitement.
Documents créés ou reçus au sujet d'un individu après que cette personne n'est plus un étudiant s'ils ne sont pas liés à la fréquentation de cet étudiant, par exemple les dossiers des anciens élèves
Documents dans tout dossier d'admission, jusqu'à ce que l'étudiant ait été admis et ait fréquenté l'Université du Michigan-Flint pour laquelle les documents ont été soumis, et
Tous les autres enregistrements sont exclus du FERPA définition des dossiers scolaires.

Les informations du répertoire peuvent apparaître dans des documents publics et peuvent autrement être divulguées à des personnes extérieures à l'université sans le consentement spécifique de l'étudiant, à moins que l'étudiant n'ait choisi de ne pas divulguer comme décrit ci-dessous.

L'Université du Michigan a désigné les éléments suivants comme informations d'annuaire :

Nom
Adresse
Adresse email
Nom unique
Numéro de téléphone
UM école ou collège
Niveau de classe
Le principal domaine
Dates de fréquentation à l'Université du Michigan
Statut d'inscription actuel
Diplôme(s) obtenu(s) et date(s) d'obtention
Honneurs et récompenses reçus
Participation à des activités reconnues
École(s) précédente(s) fréquentée(s)
Taille et poids des membres des équipes sportives intercollégiales
L'intérêt éducatif légitime est la nécessité d'examiner un dossier scolaire afin qu'un responsable universitaire puisse s'acquitter de ses responsabilités ou effectuer des analyses d'apprentissage.

Un responsable universitaire est (i) toute personne employée par l'université dans un poste administratif, de supervision, universitaire, de recherche ou de soutien ; (ii) une personne élue au Conseil des Régents ; (iii) toute personne faisant partie d'un comité universitaire officiel ou assistant un autre responsable universitaire dans l'accomplissement de ses tâches ; ou (iv) un entrepreneur, un consultant, un bénévole ou une autre personne qui effectue une tâche spécifique au nom de l'université. En ce qui concerne (iv), une telle personne n'est considérée comme un responsable universitaire que si la tâche qu'elle accomplit est une tâche pour laquelle l'université utiliserait autrement ses propres employés et qu'elle est sous le contrôle direct de l'université ou du responsable universitaire en ce qui concerne l'utilisation et la maintenance des informations personnellement identifiables des dossiers scolaires.

Les divulgations autorisées d'informations personnellement identifiables à partir d'un dossier scolaire sans le consentement écrit préalable de l'étudiant (y compris électronique authentifié) peuvent inclure, sans s'y limiter :

les divulgations aux personnes appropriées si l'université détermine qu'il existe une menace tangible et significative pour la santé ou la sécurité d'un étudiant ou d'autres personnes ;
les divulgations à un responsable universitaire ayant un intérêt éducatif légitime ;
divulgations autorisées aux autorités éducatives nationales et locales ;
informations relatives à la demande ou à la réception d'une aide financière d'un étudiant, divulgations à des fins d'accréditation ;
divulgations à des personnes ou à des organisations menant des études, y compris le développement et la validation de tests prédictifs, pour l'administration de programmes d'aide aux étudiants ou pour l'amélioration de l'enseignement ;
divulgations aux parents d'un étudiant (a) concernant la violation par l'étudiant de toute loi fédérale, étatique ou locale, ou (b) si l'université détermine que l'étudiant a commis une violation disciplinaire et que l'étudiant a moins de 21 ans, toute règle ou politique de l'université, régissant l'usage ou la possession d'alcool ou d'une substance contrôlée;
informations transmises aux écoles où l'élève envisage de s'inscrire ou de transférer ; et
par une ordonnance judiciaire ou une citation à comparaître délivrée légalement.

L'Université du Michigan ne divulgue pas systématiquement d'informations aux parents sans le consentement de l'étudiant sur la base du statut d'étudiant en tant que personne à charge de l'impôt fédéral. Les autorités éducatives nationales et locales peuvent autoriser l'accès aux dossiers des élèves à des tiers avec un accord écrit en conjonction avec l'évaluation des programmes d'éducation financés par le gouvernement fédéral ou l'État ; y compris l'éducation de la petite enfance, l'enseignement primaire et secondaire, l'enseignement postsecondaire, l'éducation spéciale, la formation professionnelle, l'enseignement professionnel et technique, l'ordonnance judiciaire, une tentative raisonnable d'aviser l'étudiant sera faite le plus rapidement possible, à moins que l'ordonnance ou l'assignation n'interdise un tel avis. En outre, les résultats d'une audience disciplinaire menée par l'institution contre l'auteur présumé d'un crime de violence seront mis à la disposition de la victime présumée de ce crime.

Droits des étudiants

En tant qu'étudiant, vous disposez des droits suivants concernant votre dossier scolaire.

Le droit d'inspecter et d'examiner vos dossiers scolaires, sauf : les informations financières fournies par vos parents à l'appui d'une demande d'aide financière ou d'une demande de frais de scolarité dans l'État, les lettres de recommandation confidentielles qui ont été placées dans votre dossier avant le 1er janvier 1975 , et des lettres de recommandation confidentielles concernant l'admission, l'emploi ou la reconnaissance honorifique, pour lesquelles vous avez renoncé à l'accès. (L'université peut ne pas exiger que vous signiez une renonciation pour obtenir des services, mais une personne qui écrit une recommandation peut exiger une renonciation comme condition pour qu'elle l'écrive.) Les dossiers scolaires sont conservés dans un certain nombre de bureaux universitaires. Les demandes d'examen des dossiers doivent être adressées par écrit au fonctionnaire responsable de chaque bureau qui conserve les dossiers en question. Le bureau responsable donnera suite à la demande dans les 45 jours suivant sa réception.
Le droit de demander une modification de vos dossiers scolaires que vous jugez inexacts, trompeurs ou autrement en violation de vos droits à la vie privée. Si vous souhaitez demander une modification, vous devez soumettre une déclaration au responsable de l'université responsable du dossier ou communiquer avec le Bureau du registraire, en identifiant clairement la partie de l'enregistrement que vous souhaitez modifier et en expliquant pourquoi vous pensez qu'elle est inexacte, trompeuse ou contraire à vos droits à la vie privée. Ce bureau examinera votre demande et vous informera de sa décision. S'il décide de ne pas modifier les dossiers comme demandé, ce bureau vous informera des prochaines étapes appropriées, qui incluent la possibilité de demander une audience.
Le droit de consentir avant la divulgation d'informations personnellement identifiables de vos dossiers scolaires, sauf dans le cas de divulgations autorisées.
Le droit de refuser la divulgation de vos informations d’annuaire. Veuillez noter que l'université ne divulgue pas systématiquement les informations de l'annuaire à des tiers à des fins de marketing. Si vous ne souhaitez pas que l'université divulgue les éléments désignés comme renseignements d'annuaire, vous devez déposer une demande écrite à cet effet auprès du Bureau du registraire. Cependant, vous devez soigneusement réfléchir aux conséquences de cette action avant de prendre la décision de le faire. Les informations ne sont pas retenues de manière sélective. Si vous choisissez que les informations d'annuaire ne soient pas divulguées, tous les éléments désignés comme informations d'annuaire seront refusés à toute personne qui en fait la demande, à moins que la divulgation ne soit autorisée en vertu d'une autre exception FERPA. Si vous avez demandé la non-divulgation des informations de l'annuaire et souhaitez abroger cette demande, vous devez déposer une demande écrite à cet effet auprès du Bureau du registraire.
Le droit de déposer une plainte auprès des fonctionnaires fédéraux si vous pensez qu'il y a eu une violation des droits qui vous sont accordés en vertu de la FERPA. La plainte doit être soumise par écrit dans les 180 jours suivant la violation alléguée à :

Bureau de conformité aux politiques familiales
US Department of Education
400, avenue Maryland, sud-ouest
Washington, DC 20202

Les questions concernant les politiques et procédures de toute unité doivent être adressées au chef de cette unité. Les questions concernant les politiques de l'université en matière de droits des étudiants et de dossiers étudiants ou sur la FERPA doivent être adressées au Bureau du registraire.

Politique de nom préféré

Vous préférerez peut-être utiliser un nom différent de votre nom légal. Ce nom apparaîtra sur la liste de classe, l'affichage des e-mails et la plupart des dossiers et documents non officiels. L'université vous permet de le faire en définissant un nom préféré. Vous devez définir le nom préféré en remplissant la mise à jour des informations personnelles via votre Systèmes d'information sur les étudiants (SIS) sous l'onglet Informations personnelles. Certains documents, tels que les relevés de notes officiels, les documents d'aide financière, la vérification des inscriptions et les chèques de paie, nécessitent l'utilisation d'un nom légal. Dans la mesure du possible, votre nom préféré sera utilisé.

L'université reconnaît qu'en tant que communauté, bon nombre de ses membres utilisent des noms autres que leurs noms légaux pour s'identifier. Tant que l'utilisation de ce nom différent n'est pas à des fins de fausse déclaration, l'université reconnaît qu'un «nom préféré» peut et doit être utilisé dans la mesure du possible dans le cadre des affaires et de l'éducation de l'université. Par conséquent, c'est la politique de l'université que tout étudiant, professeur ou membre du personnel actif ou à la retraite, ou ancien élève peut choisir de s'identifier dans le système d'information de l'université avec un nom préféré en plus du nom légal de la personne. Il est en outre entendu que le nom préféré de la personne doit être utilisé dans toutes les communications et rapports universitaires, sauf lorsque l'utilisation du nom légal est requise par les affaires de l'université ou un besoin juridique. L'individu est libre de déterminer le nom sous lequel il souhaite être connu dans les systèmes d'information de l'université. Cependant, une utilisation inappropriée de la politique de nom préféré (y compris, mais sans s'y limiter, le fait d'éviter une obligation légale ou une fausse déclaration) peut entraîner le refus de la demande.

Changement de nom légal

Les étudiants peuvent changer leur nom légal en fournissant la documentation appropriée au Bureau du registraire.

Les employés peuvent déposer un changement de nom légal en remplissant le formulaire d'adresse/données personnelles disponible sur la page en ligne des formulaires SIRH ou contactez Ressources Humaines.